Boganmeldelse - Effektiv tidsstyring

Jeg synes, det er sikkert at sige, at næsten alle, der har brug for at bruge e-mail på jobbet, har brugt Microsoft Outlook . Jeg var en af ​​mange mennesker, der lærte lige nok om at komme forbi og aldrig tænkt på det som noget mere end et e-mail-program, der også kunne udskrive kalendere. Min chef vidste mindre om Microsoft Outlook end jeg gjorde, så jeg udskrev altid de officielle kalendere til hende. Så forestill mig min overraskelse, da jeg så titlen på denne bog! Brug Microsoft Outlook til tidsstyring og organisation? Dette måtte jeg se. Kan det bruges på den måde, selv af personer med kun grundlæggende færdigheder? Jeg var meget ivrig efter at finde ud af.

BEMÆRK: Jeg skal bare henvise til bogen som effektiv tidshåndtering herfra og dermed tage mindre tid og din tid.

Ingen ekspertise kræves

Introduktionen var meget beroligende. Ja, denne bog er til personer med kun grundlæggende Microsoft Outlook- færdigheder. Forfatterne beder om, at læseren forstår det grundlæggende, da dette ikke er en "hvordan man bruger Microsoft Outlook fra en firkantet" type bog. Den eneste del af Microsoft Outlook, der forklares "fra det allerførste klik" er Opgaver, fordi det er den del, som de fleste mennesker heller ikke har brugt eller ikke har brugt i vid udstrækning. Forfatterne siger, at bogen også er den erfarne Microsoft Outlook- bruger, fordi den præsenterer et system med organisation og tidshåndtering, der er bedre og mere effektiv, og kan vise selv den mest erfarne bruger, hvordan man får endnu mere ud af softwaren. Med denne slags introduktion var jeg ivrig efter at læse mere.

Hvert kapitel begynder med et overblik over, hvordan problemer starter, efterfulgt af et afsnit kaldet "Lad os komme i gang og ændre dette!" og slutter med et afsnit "Du prøver det", som opsummerer, hvad kapitlet har lært og giver læseren en rundvisning af, hvad der skal gøres. En af de bedste ting ved bogen er, at den ikke er bundet til en bestemt version. Der findes instruktioner her for Microsoft Outlook 2003, 2007 og 2010, så ingen bliver lukket.

Ikke drukning i email

Jeg kan godt lide billedet af "email flood", som bogen ønsker at holde os alle fra at drukne ind. For mange er det den eneste måde at beskrive det på. Jeg har set folk taler om hundredvis eller tusindvis af e-mails, der stadig sidder i deres indbakke og mere hælder i hele tiden. Der er ingen måde, hvorpå man kan læse alt det e-mail-det, de har brug for, er en solid og effektiv måde at håndtere, hvad der allerede er der, og holde det fra at pile op igen. Og selvfølgelig, hvis man starter med en "oversvømmelse" af e-mail, vil det ikke ske i et øjeblik at få situationen under kontrol. Der skal være en trinvis plan. Det er præcis, hvad Effektiv Time Management fastsætter. Forfatterne identificerer hovedårsagerne til problemet (som at blive distraheret, klikke på "Svar alle" og ikke have et system til håndtering af indgående mail) og derefter tage læseren gennem de nødvendige trin for at få et håndtag på, hvad der allerede er der og indstille op et system, så det sker ikke igen. Jeg tror virkelig, at enhver, der tager tid til at læse denne sektion og følge forfatterens rådgivning (og vigtigst, holder fast i deres system) vil opdage, at det virker. De er ærlige om, hvor meget læseren skal ændre sin egen adfærd for at få tingene i orden, og hvorfor det er vigtigt at foretage disse ændringer. Hvert nødvendigt trin (som at slukke for meddelelser, opsætte tidspunkter for at behandle e-mail og lade det være helt alene i alle andre tider og oprette påmindelser, opgaver og aftaler direkte fra indgående e-mail) beskrives detaljeret for hver version af Microsoft Outlook . De taler om at lave dit eget sæt mapper og markere vigtige budskaber, så du ikke overser dem, hvilket er noget, jeg ønsker, jeg havde vidst om, da jeg brugte Microsoft Outlook på arbejdspladsen. Der er detaljerede instruktioner til opsætning af regler, så meddelelser automatisk sorteres i relevante mapper. Det kan mere end noget andet hjælpe med at tæmme indbakken og skabe fokus på hvad der virkelig er vigtigt.

Holder dine prioriteter lige

Afsnittet om brug af Opgaver for at sætte prioriteter får også ret til det, og bruger eksemplet på en fiktiv, alarmeret uorganiseret arbejdstager for at vise, hvordan man får distraheret, kan få alvorlige konsekvenser. Så læseren er taget gennem flere metoder til at bestemme hvilke opgaver der er virkelig vigtige, og som skal have forrang over andre. Dette er noget, som de fleste mennesker har problemer med - at finde ud af, hvad der virkelig er vigtigt, og hvad der kan afvises lidt, mens de øverste prioritetsopgaver bliver taget hånd om. Forfatterne understreger vigtigheden af ​​at skrive ting ned. Dette er et nøglekoncept i flere velkendte tidsstyringssystemer, og med rette. I dag har vi bare for meget at huske på, og ikke engang kunne Einstein klare det hele. At skrive ting ned er nøglen. Forfatterne går ud over den enkle handling at skrive og forklarer hvordan og hvorfor folk skulle have skrevet planer. De erkender, at at komme i gang med skriftlige planer ikke er en simpel opgave, når man ikke har gjort det før, og de forklarer hvorfor det er vigtigt for god tidsledelse. Effektiv tidsstyring beskriver et simpelt system til opsætning af aftaler og opgaver (og tydeliggør forskellen mellem de to) og til opsætning af visninger, filtre og kategorier for at sikre, at du præcist finder de oplysninger, du har brug for hurtigt og effektivt.

Kategorier, opgaver og tid

De første kapitler i bogen omhandler især hvad Microsoft Outlook kan gøre på en arbejdsplads. Fra og med kapitlet "Sådan får du mere tid til det, der er vigtigt med en effektiv ugeplanlægger", fortsætter forfatterne med at beskrive, hvordan Microsoft Outlook kan bruges til at planlægge også ikke-arbejdstid. De går igennem de nødvendige skridt til at oprette kategorier og at farvekode dem, hvis du ønsker det, for at hjælpe med at indstille prioriteter og holde opgaver organiseret. De understreger betydningen af ​​ugentlig planlægning og at inkludere tid til personlige forhold som motion og uddannelse som led i den overordnede plan. Det kan måske synes mærkeligt at lægge personlige, ikke-arbejdsmæssige aktiviteter på en Microsoft Outlook- ugentlige plan på arbejdspladsen, men forfatterne forklarer klart, hvorfor dette faktisk er en rigtig god ide, idet man understreger betydningen af ​​balance i faglige og personlige liv. De noterer sig, at ikke alle arbejdspladser tillader privat planlægning, og ikke alle har adgang til deres arbejdscomputer uden for kontoret, og de giver strategier til at håndtere dette. Det er klart, at de har en solid forståelse ikke kun for deres emne, men om virkeligheden på arbejdspladsen.

Planlægning i det virkelige liv

Historien om den fiktive disorganiserede arbejder fortsætter i kapitlet om planlægning af virkeligheden. De fleste mennesker ved ikke rigtig præcis, hvor lang tid en given opgave vil tage, fordi det er en meget sjælden opgave, der står alene. Turen til kontoret indeholder også tid til at komme i bil, parkere bilen og gå på arbejdspladsen, og mange mennesker tænker kun på den faktiske køretid. Folk bliver distraheret, eller der sker ting, der sætter den sædvanlige arbejdsdag i fuldstændig uorden. Folk gør hvad de ønsker at gøre og på en eller anden måde klarer sig ikke at gøre de ting, de ikke ønsker at gøre (som frier alt op for alle, afhængigt af at jobbet bliver færdigt). I dette afsnit tager forfatterne et godt kig på menneskets natur og viser, hvordan en effektiv dagsplan kan få alt til at løbe så meget mere glat. At holde nøjagtigt spor af den tid, der er nødvendig for hver opgave, er nøglen her. Ikke flere estimater eller ballpark tal - den faktiske mængde tid for hver opgave fra start til slut. For det væsentlige ønsker forfatterne, at læseren skal oprette en tidsdatabase, så i stedet for bare at gætte eller vinge det, kan læseren se den faktiske tid for en given opgave og planlægge i overensstemmelse hermed. De beder også læseren om at evaluere deres egne "Produktivitetstimer", de tidspunkter, hvor folk fungerer optimalt og deres egne "Afbrydelsestimer", de tidspunkter, hvor de mest sandsynligt bliver afbrudt. Derefter udarbejder de en plan for at planlægge blokke af afbrydelsesfri tid i løbet af produktiviteten i højeste produktivitet, og de erkender, at dette ikke sker over natten, da andre mennesker skal defineres som uddannet for ikke at forstyrre dig, mens du arbejder. Og de understreger vigtigheden af ​​at bygge i "buffer tid", så hvis tingene tager længere tid end forventet, bliver resten af ​​dagen ikke helt forstyrret.

Mød, møde, hvem har mødet?

Møder ser ud til at være en kendsgerning i livet i erhvervslivet, og de kan være enorme tidskrævende og produktivitetsmord. Effektiv Time Management anerkender dette og forklarer detaljeret, hvordan man konfigurerer møder gennem Microsoft Outlook og koordinerer mødetider med andre. Dens mest værdifulde råd kan dog opsummeres i erklæringen "De bedste møder er dem, der ikke finder sted." Møder tager folk væk fra deres job, afbryder arbejdsgangen, stoler for meget på, at alle kan opleve og kunne deltage på en meningsfuld måde og faktisk koste en virksomheds penge, fordi folk er i møder i stedet for at gøre deres job. Så efter at have forklaret, hvordan man konfigurerer mødeforespørgsler, foreslår forfatterne, at møder kun planlægges sjældent, og andre kommunikationsmidler (som f.eks. Windows Live Meeting eller konferenceopkald) bruges i stedet så meget som muligt. Hvis møder er nødvendige, er der en plan for at få dem til at fungere mere smidigt og producere bedre resultater. Dette dækker alle baser og bør øge alles produktivitet og spild den mindste mængde tid. Det ville være en glimrende ressource for enhver arbejdsplads.

Mindre papir, mere produktivitet

Mange foretrækker stadig at holde deres oplysninger på papir (jeg må indrømme at være et af disse folk). Men papir er let at miste og mangle, og efter et stykke tid bliver den rene papirmasse så uhåndterlig, at den lige så godt kan sendes til shredderen. Effektiv Time Management angiver en metode til at tage effektive noter og holde styr på elektroniske filer effektivt. Forfatterne foreslår, at læseren bruger Microsoft OneNote, men anerkender, at den ikke er inkluderet i mange versioner af Microsoft Office (især de ældre udgaver) og skal købes separat, som mange ikke har råd til. Jeg ønsker, at forfatterne havde tilbudt nogle forslag til alternativer til Microsoft OneNote, da det klart er et meget nyttigt program og kan integreres effektivt med Microsoft Outlook . Effektiv Time Management går læseren gennem at bruge Microsoft OneNote til at tage noter, lave planer, oprette kalendere og oprette et struktureret og organiseret system til at holde styr på alt. Det viser tydeligt fordelene ved at bruge elektroniske noter og filer i stedet for papir. Jeg må indrømme, at jeg begyndte at tænke anderledes på alle mine mapper fyldt med noter og udskrifter, efter at jeg har læst dette kapitel, og jeg skal begynde at se på at få Microsoft OneNote eller et andet lignende program til at hjælpe mig med at holde styr på ting mere effektivt.

Samler det hele op

Effektiv Time Management lukker med et kort kapitel kaldet "Sådan virkelig nyder godt af denne bog", der sætter alle de foregående kapitler i perspektiv og forklarer de bedste måder at komme i gang med at bruge Microsoft Outlook og Microsoft OneNote til at blive organiseret i dit professionelle og personlige liv. Forfatterne gør det klart, at de ikke forventer, at organisationen skal ske natten over, og de forventer ikke, at det sker uden læsernes vilje til at få det til at fungere. Men de forklarer også, hvorfor det er mere end tid og kræfter at følge deres plan. Selvom man ikke bruger Microsoft Outlook, kan denne plan fungere. Der er andre programmer, der tilbyder meget de samme funktioner, måske ikke i en så bekvem pakke, men anvendelig alligevel. Jeg forstår, at bogens fokus er på Microsoft Outlook og Microsoft OneNote, men jeg synes, det ville have været nyttigt for forfatterne at foreslå et par andre programmer, der kunne bruges til at følge det samme system, selv uden en fuld kopi af Microsoft Office på side . Det er bare et mindre forslag, og jeg er sikker på, at enhver, der er interesseret i at følge dette system, kan få det til at fungere med den software, de har til rådighed.

Produkt bedømt 4/5

Dom

Effektiv Time Management er virkelig for alle. Vi kan alle have glæde af at finde balance i vores faglige og personlige liv, at bruge vores tid mere effektivt og at gøre det bedste ud af de værktøjer, vi har til rådighed. Selv mennesker, der er sikre på, at de har alt under kontrol, kan finde nyttige forslag her. Forfatterne forstår klart både software og menneskets natur og tager en trinvis tilgang og forklarer hvorfor, hvad de beskriver, vil fungere. Jeg er glad for at jeg fik en chance for at gennemgå denne bog, for nu kan jeg begynde at sætte planen i kraft for at få min egen tid styret mere effektivt.